Lessons Learned จัดซื้อจัดจ้าง
จาก SSM Wiki
- ฝ่ายบริหารทั่วไป
- การเบิกจ่ายงบประมาณตามแผนการปฏิบัติงาน :
ในการเบิกจ่ายงบประมาณที่เกี่ยวการจัดซื้อวัสดุและจัดจ้าง หากเจ้าหน้าที่ต้องการให้ผลการเบิกจ่ายปรากฏในเดือนปัจจุบัน ขอให้ดำเนินการ
- ส่งเอกสารจัดซื้อจัดจ้างให้งานพัสดุฯ ภายในวันที่ 20 ของเดือนนั้น เพื่อให้งานพัสดุ ดำเนินการจัดส่งให้งานการเงินดำเนินการ ต่อไป
- เนื่องจาก กค.สบก.กสอ. และ สบย. กสอ. กำหนดตัดยอดรายงานผลการเบิกจ่ายงบประมาณจากระบบ GFMIS ในวันที่ 25 ของเดือน หากส่งเอกสารจัดซื้อจัดจ้างมาให้งานพัสดุฯ ล่าช้ากว่าวันที่ 20 ของเดือน ผลการเบิกจ่ายงบประมาณ และการติดตามการรายงานผล จะปรากฏในเดือนถัดไป
- การจัดซื้อจัดจ้าง
ประเด็นที่ 1 เอกสารการจัดซื้อ/จัดจ้าง ของ เจ้าหน้าที่ ศภ.2 กสอ. ยังมีข้อผิดพลาดหลายประการ จึงขอสรุปการเรียนรู้ ออกเป็น 2 ส่วน ดังนี้
ส่วนที่ 1 การจัดซื้อวัสดุทั่วไป ให้เจ้าหน้าที่ผู้ขอจัดซื้อปฏิบัติดังนี้
- ระบุรหัสกิจกรรม ที่ต้องการให้ตัดงบประมาณ เพราะเมื่อส่งเอกสารให้กับงานการเงินเพื่อขอเบิกจ่ายนั้น งานการเงินจะได้ตัดงบประมาณเป็นไปด้วยความถูกต้อง
- ในกรณีที่ขอจัดซื้อวัสดุฝึกอบรม ให้เจ้าหน้าที่ผู้ยืมเงินฝึกอบรมนั้น ๆ เป็นผู้ขอจัดซื้อ เนื่องจากจะส่งผลต่อเนื่องกัน ในส่วนของเอกสารหน้าขอเบิกจ่าย ซึ่งจะต้องอ้างอิงหักล้างกับผู้ขอยืมเงิน
ส่วนที่ 2 การจัดจ้างที่ปรึกษา ในส่วนของข้อมูลหลักผู้ขาย ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติดังนี้
- กรณ๊ที่ปรึกษารายใหม่ แจ้งให้ที่ปรึกษาเตรียมเอกสารเกี่ยวกับข้อมูลการจดทะเบียนบริษัท และหน้าสมุดบัญชีที่ต้องการให้ ศภ.2 กสอ. โอนเงินค่าจ้างที่ปรึกษาเข้าบัญชี เพื่อนำเอกสารดังกล่าวมาสร้างข้อมูลหลักผู้ขาย โดยให้เตรียมมาในวันที่เซ็นต์สัญญา
- กรณีที่ปรึกษารายเก่า ไม่ต้องขอเอกสารข้อมูลการจดทะเบียนบริษัท แต่ขอให้สอบถาม/ยืนยัน กับที่ปรึกษาว่าต้องการให้ ศภ.2 กสอ. โอนเงินเข้าบัญชีเดิมหรือไม่ ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงเลขที่บัญชีใหม่ ต้องขอหน้าบัญชีที่ต้องการเปลี่ยนแปลงเพื่อทำเรื่องขออนุมัติเพิ่มเลขที่บัญชีกับคลังจังหวัด
ประเด็นที่ 2 แจ้งให้เจ้าหน้าที่ทราบว่าปัจจุบัน ระเบียบการจัดซื้อวัสดุมีการเปลี่ยนแปลงบางส่วน คือ สิ่งของที่มีลักษณะคงทนถาวร และมีอายุการใช้งานในระยะเวลาประมาณ 1 ปี ขึ้นไป แต่มีราคาหน่วยหนึ่งหรือชุดหนึ่งไม่เกิน 5,000 บาท ให้จัดเป็นวัสดุ
ประเด็นที่ 3 การเติมน้ำมันรถยนต์ราชการของ ศภ.2 ได้เปลี่ยนวิธีการใช้บัตรเชลล์ฟลีดคาร์ด ที่สามารถใช้ในปั๊มน้ำมันของ บริษัท เชลล์แห่งประเทศไทย จำกัด แต่ด้วยบริษัท เชลล์ฯ ได้แจ้งเปลี่ยนแปลงวิธีการชำระเงินใหม่ เป็นการตัดบัญชี ซึ่ง ศภ.2 กสอ.ไม่สามารถปฏิบัติตามได้ ดังนั้นจึงได้เปลี่ยนให้มาเติมน้ำมันกับปั๊มน้ำมัน ปตท. กับบริษัท พิษณุโลกพลังงาน โดยไม่ต้องใช้การ์ดเติมน้ำมัน แต่ใช้สมุดเติมน้ำมันโดยให้ผู้มีอำนาจลงนามสั่งจ่ายน้ำมันลงนามก่อนและใช้ได้เพียงปั๊มน้ำมัน ปตท.ของบริษัทฯ นี้เพียงแห่งเดียวเท่านั้น
กลับสู่หน้าเริ่มต้นกิจกรรม
