พูดคุย:ชุมชนแห่งการเรียนรู้

ก่อนอื่นผมขออนุญาตเล่าประสบการณ์เรียนรู้ พอดีเพื่อนแนะนำให้ไปเรียนออนไลน์ กับเว็บไซต์ของสำนักงาน ก.พ.http://61.19.242.123/mouels/main/MainCourse.asp เขาเปิดให้เรียนออนไลน์ฟรี และมีใบประกาศนียบัตร ให้ด้วย ตอนแรกก็ไม่ได้สนใจซักเท่าไหร่ แต่ลองเปิดเข้าไปดูในเว็บไซต์มีหลักสูตรน่าสนใจเยอะมาก ประมาณ 70 กว่าหลักสูตร มีครบทุกด้าน เช่นด้านการบริหาร ด้านการเขียนหนังสือราชการ ด้านการพัฒนากระบวนทัศน์ และคุณลักษณะข้าราชการ ด้านการเสริมสร้างบทบาทหญิง ชาย ด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล ด้านเสริมสมรรถนะทางเทคโนโลยีสารสนเทศ ด้านเสริมสมรรถนะทางภาษา ด้านการพัฒนาสมรรถนะสู่มืออาชีพด้านบริหารทรัพยากรบุคคล ในแต่ละด้านก็จะมีหลักสูตร เช่นการวางแผนกลยุทธ์ การให้คำปรึกษาแนะนำ การเขียนหนังสือราชการ การทำเว็บไซต์ เป็นต้น ดูแล้วน่าสนใจมาก ผมก็เลยลงทะเบียนเรียนออนไลน์ ครับ

หลังจากที่ผม ได้ลงทะเบียน และเข้าไปเรียนออนไลน์ปี 52 ทั้งหมด 13 หลักสูตร และได้ใบประกาศนียบัตร/หนังสือรับรอง จากสำนักงาน ก.พ. จำนวน 13 ฉบับ (ก.พ.เขาจะเปิดให้เรียนออนไลน์เป็นงบประมาณ ซึ่งปี 52 ได้ปิดการเรียนแล้ว แต่ต้องรอเรียนเพิ่มเติมใหม่ในปี 53 ครับ)หลักสูตรที่ผมเรียนได้แก่ 1)ทักษะการตัดสินใจและแก้ปัญหา 2)ความเชื่อมั่นในตนเอง 3)เศรษฐกิจพอเพียง 4)ภาษาอังกฤษเพื่อการทำงาน 5)การติดตาม และประเมินผลการปฏิบัติงาน 6)การใช้หลักการตลาดเพื่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ 7)การบริหารผลการปฏิบัติงาน 8)ระบบข้าราชการผู้มีผลสำฤทธิ์สูง 9)การฝึกอบรม และพัฒนาราชการ 10)การใช้งาน PowerPoint 11)การสร้าง WebSite ด้วยตนเองภายใน 7 วัน 12)การให้คำปรึกษาแนะนำ และ 13)การจัดทำแผนปฏิบัติงาน กว่าจะผ่านแต่หลักสูตรก็แย่เหมือนกัน เพราะ ก.พ.จะมีการทดสอบหรือข้อสอบหลังจากเรียน ต้องทำข้อสอบให้ผ่าน 80 เปอร์เซ็นต์ถึงจะผ่าน และต้องเรียนให้ครบจำนวนชั่วโมงที่ ก.พ.กำหนดด้วย นี่เป็นหนึ่งการเรียนรู้ ที่ผมอยากจะถ่ายทอดให้กับสมาชิก ถ้าใครสนใจก็เรียนได้น่ะครับ ยังมีหลักสูตรที่น่าสนใจอีกมาก

***หนึ่งตัวอย่างแห่งความภาคภูมิใจ http://sldstep.i8.com/ คลิ๊กได้เลยครับ***

เทคนิคการเจรจาต่อรอง ผมได้มีโอกาสได้เข้าฝึกอบรม CDA ที่ ม.เกษตรศาสตร์ มีหัวข้อเหนึ่งที่น่าสนใจและมีประโยชน์ในการทำงานมากๆๆ ก็คือเทคนิคการเจรจาต่อรอง เราสามารถมาใช้กับการทำงานการติดต่อประสานงาน การทำงานต่างๆ ให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ ผมจะสรุปเนื้อหา เพื่อเป็นเทคนิคในการทำงานต่อไปครับ

เทคนิคการเจรจาต่อรอง Negotiation หมายถึง การใช้ความสามารถเกลี้ยกล่อมบุคคลที่เรามุ่งจะได้บางสิ่ง บางอย่าง จากเขาให้ยอมให้บางสิ่ง บางอย่าง นั้นแก่เรามากที่สุด โดยความสมัครใจ

• ปัจจุบันเราทำงาน ก่อนอื่นเราจะต้องติดต่อประสานงานหน่วยงาน ผู้ประกอบการ วิสาหกิจ หรืออื่นๆ เพื่อให้เราสามารถทำงานได้บรรลุวัตถุประสงค์ ดังนั้นเราจะต้องมีเทคนิคการเจรจาต่อรองเข้ามาช่วย เพื่อให้การทำงานง่ายขึ้นและสำเร็จ

• ความสำคัญของการเจราจาต่อรอง คือ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายหลักการที่ต้องการ เสียผลประโยชน์ให้น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ทำให้อีกทุกฝ่ายรู้สึกพึงพอใจกับผลการเจราจา

• รูปแบบของการเจราจา มีอยู่ 3 รูปแบบด้วยกัน คือ

1.การเจรจาต่อรองแบบ Win-Win Negotiation เป็นการต่อรองระหว่างสองฝ่ายซึ่งผลสรุปคือ ต่างคน ต่างได้รับผลประโยชน์ที่ตนเองต้องการจากอีกฝ่ายหนึ่ง

2.การเจรจาต่อรองแบบ Win-Lose Negotiation เป็นการต่อรองระหว่างระหว่างสองฝ่ายซึ่งผลสรุปมีผู้ได้รับผลประโยชน์จากอีกฝ่ายหนึ่ง และคู่เจรจาอีกฝ่ายต้องเสียผลประโยชน์

3.การเจรจาต่อรองแบบ Lose-Lose Negotiation เป็นการเจรจาต่อรองแบบระหว่างสองฝ่ายซึ่งผลสรุปไม่มีผู้ใดได้รับผลประโยชน์ของอีกฝ่ายหนึ่ง

เห็นรูปแบบของการเจราจาทั้ง 3 รูปแบบแล้วใช่ ที่ที่เราต้องการในการทำงานเป้าหมายสูงสุดในการเจรจาก็คือ Win-Win Negotiation เพื่อให้ทั้ง 2 ฝ่ายต่างได้รับผลประโยชน์ร่วมกันครับ ครั้งต่อไปผมก็จะมาเล่าเทคนิคการเจรจา เพื่อก้าวไปสู่ Win-Win Negotiation ครับ ขอบคุณครับ

ข้อมูลและกระบวนการในการเตรียมความพร้อม เพื่อนำไปสู่ความสำเร็จในการเจรจา

• เป้าหมายในการเจรจาต่อรอง

1.เน้นประเด็นต่างๆ ให้ครอบคลุมครบถ้วน

2.วัดได้ชัดเจนอย่างเป็นรูปธรรม

3.ทำได้จริง

4.ท้าทาย ต้องใช้ความสามารถ

• เป้าหมายมี 3 ระดับ L - I - M

L Like to achieve สูงสุดที่อยากได้

I intend to achieve อยู่ในระหว่างช่วงใดก็ได้หระหว่าง L หรือ M

M Minimun acceptable ต่ำสูดที่ยังพอจะรับได้

เมื่อเราเตรียมความพร้อมครบถ้วนแล้ว ครั้งต่อไปผมจะมาเล่าถึงขึ้นตอนในการเจรจาครับ

ต่อไปผมจะมาพูดถึงขั้นตอนการเจรจาต่อรอง ว่ามีขั้นตอนอะไรบ้าง และเทคนิคการเจรจา ครับ มีอยู่ 5 ขั้นตอนด้วยกัน

1.ขั้นเปิดฉาก Opening Stage

• ข้อควรทำ เราควรให้เกียรติกับทุกฝ่าย ต้อนรับด้วยมิตรไมตรี เป็นบุคคลที่มั่นคง

• ข้อไม่ควรทำ เรียกร้อง สร้างความอึดอัดใจ รีบร้อนเข้าประเด็นจนเกินไป

2.ขั้นทดสอบ Testing stage

• ข้อควรทำ อะไรที่ยังขาดอยู่ หรือยังไม่เข้าใจก็ทำให้ครบถ้วน ตรวจสอบให้ดีว่าทั้งเราและเขาเข้าใจอะไรผิดไปบ้างหรือไม่ แสดงความคิดเห็นใจในความต้องการของเขา ฟังให้เป็นและอย่างตั้งอกตั้งใจ สำรวจประเด็นที่เห็นฟ้องต้องกัน

• ข้อไม่ควรทำ ขัดคอ ตำหนิ เย้ยหยัน หรือถากถาง พูดอยู่ฝ่ายเดียว แสดงความอึดอัดใจ หรือนิ่งเงียบ เสนอหรือสนองอะไรอย่างเป็นมั่นเป็นเหมาะ เอาเรื่องความขัดแย้งส่วนตัวมาปะปนกัน

3.ขั้นเสนอทางออก Proposal stage

• ข้อควรทำ พยายามให้เขาเป็นฝ่านเสนอ ถ้าไม่สำเร็จให้ลองใช้คำถาม ประเภทสมมุติ พยายามเสนอทางออกหรือทางเลือกใหม่ๆ สรุปเป็นระยะๆ เชื่อมทุกประเด็นเข้าด้วยกัน อะไรที่เคลือบแคลงต้องถามให้กระจ่าง หากจำเป็นต้องเสนอให้หยุดพักเพื่อกลับไปพิจารณาปัญหากันดูใหม่

• ข้อไม่ควรทำ ขัดจังหวะเพราะมักจะกลายเป็นเถียงกัน ใช้คำพูดระคายหู เช่น เราอยากได้ข้อเสนอที่ยุติธรรมและสมเหตุสมผลมากกว่านี้ ปฏิเสธข้อเสนออย่างทันควัน เสนอขออะไรเป็นการแลกเปลี่ยนแบบทันทีทันใด

4.ขั้นเจรจาแลกเปลี่ยน Bargaining

• ข้อควรทำ ควรมีเงื่อนไขทุกครั้งในการยอม เลือกให้ในสิ่งที่คำน้อย สำหรับเราแต่ค่ามากสำหรับเขา ยอมเรื่องเล็กน้อยหลายเรื่อง ดีกว่ายอมเรื่องใหญ่เรื่องเดียว จดบันทึกสิ่งที่ยอมไว้ เพื่อมิให้ลืมหรือสับสน

• ข้อไม่ควรทำ ตื่นเต้นเมื่อขั้นตอนนี้จบลงอย่างง่ายดาย ยอมให้อีกฝ่ายยกประเด็นใหม่ขึ้นมา ละโมบ ยอมเรื่องที่ไม่คิดไว้ก่อน

5.ขั้นตกลง Agreement stage

• ข้อควรทำ สังเกตสัญญาณเปิดการเจรจา ดูให้มั่นใจว่าจบเรื่องทุกประเด็น สรุปออกมาเป็นข้อๆ ใช้โสตทัศนูปกรณ์ที่เหมาะสมในการสรุป

• ข้อไม่ควรทำ บังคับให้ตกลงโดยยื่นคำขาด ละโมบ พูดจาเชิงลำเลิกหรือกล่าวอ้าง เปิดเผยข้อตกลงที่เป็นความลับ

เมื่อเราทราบถึงขั้นตอนของการเจรจาแล้ว ต่อไปเราจะมาวางแผนการเจรจาครับ

การวางแผนและการกำหนดวิธีการเจรจาต่อรอง

1.จะเจรจาที่ไหน

2.จะเจรจาในเวลาใด

3.ภาษาที่ใช้ในการเจรจา

4.ใครจะมีบทบาทอย่างไรในการเจรจา

5.เข้าใจจุดร่วมและจุดขัดแย้ง

6.วิธีการตอบโต้และวิธีการยอมรับ

7.การประเมินสถานการณ์

8.การทดสอบสมมติฐาน

9.การสังเกตอากัปกิริยา

10.การล้มเลกข้อตกลงแบบไม่เสียหน้า

11.คิดเผื่อให้ฝ่ายเขาไว้ด้วยว่าทำอย่างไรเขาจะไม่เสียหน้า

12.การใช้คนกลาง เข้ามาเป็นส่วนของการเจรจาต่อรอง

13.อย่างอ้างอิงสิ่งที่ท่านได้มาจากการเจรจากับผู้อื่น

14.ขยายหัวข้อการเจรจาให้หลากหลาย

การวางแผนเราต้องคำนึงประเด็นอะไรบ้าง เรามาดูกันครับ

1.การรวบรวมข้อมูล

2.การคำนึงถึงปัจจัยด้านเวลา

3.การคำนึงถึงเรื่องปัจจัยด้านสถานที่

4.การค้นหาอำนาจในการต่อรอง

5.จะไปเจรจาคนเดียวหรือเป็นทีม

เมื่อเราทราบถึงการวางแผน การกำหนดการวางแผน และประเด็นต่างๆ กันแล้วน่ะครับ ต่อไปจะอธิบายรายละเอียดในแต่ประเด็นกันครับว่ามีข้อมูลอะไรบ้าง

1.การรวบรวมข้อมูล เป็นสิ่งสำคัญ ก่อนที่เราจะไปเจรจา เพื่อให้ประสบผลสำเร็จ มีรายละเอียดดังนี้

1.1ทบทวนเป้าหมายที่ต้องการให้แน่ใจเสียก่อน

1.2แยกประเด็นหลักและประเด็นรองให้ชัดเจน

1.3หาข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เช่นบทความแนะนำต่างๆ นิตรสาร หนังสือพิมพ์ เครือข่ายทางธุรกิจ คู่ค้า เพื่อนๆ ที่เคยมีประสบการณ์ในเรื่องนี้น ฐานข้อมูลต่างๆ อินเตอร์เน็ต

2.การคำนึงถึงปัจจัยด้านเวลา

2.1เรามีข้อจำกัดในเรื่องเวลาหรือไม่

2.2เวลาจัดเป็นแรงกดดันอย่างหนึ่ง

2.3เราสามารถใช้เวลาเป็นเครื่องมือสร้างแรงกดดันฝ่ายตรงข้ามได้หรือไม่

3.การคำนึงถึงเรื่องปัจจัยด้านสถานที่

3.1การกำหนดสถานที่การเจรจาที่เหมาะสมอาจเป็นปัจจัยชิงความได้เปรียบ

3.2สถานที่อาจพิจารณา 3 ทาง คือสถานที่ของเรา สถานที่ของเขา สถานที่ที่เป็นกลาง

4.การค้นหาอำนาจในการต่อรอง

4.1อำนาจกาต่อรองไม่ได้หมายความว่าเป็นความสามารถในการบังคับอีกฝ่ายหนึ่งได้แต่มันเป็นอิทธิพบที่มีต่อผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นตามหลักเหตุผล ตรรกวิทยา หรือตามกฎหมาย

4.2แหล่งที่มาของอำนาจ เช่นเงิน ความคิด คุณภาพของสินค้า ความเชี่ยวชาญ หลักกฎหมาย เจตคติ

4.3ตัวอย่าง การขาดเอกภาพในหมู่กรรมการด้วยกันเองทำให้ขาดอำนาจต่อรองกับนายจ้าง

5.จะไปเจรจาคนเดียวหรือเป็นทีม

5.1ประโยชน์ของการเจรจาคนเดียว คือ รับผิดชอบได้เต็มที่โดยที่ความคิดไม่ถูกแบ่งออก สามารถตัดสินใจได้เอง

5.2ประโยชน์ของการเจรจาเป็นทีม คือ ผู้ชำนาญการมาช่วย การตัดสินใจชัดเจนไม่ค่อนข้างผิดพลาด นำเสนอประเด็นต่างๆ ได้มากกว่า

ภาวะผู้นำ Leadership

คือ ความสามารถในการวางแผน การจัดองค์กร การสื่อสาร การแก้ปัญหาการตัดสินใจและการจูงใจ ให้ผู้อื่นปฏิบัติงานให้เป็นไปตามเป้าหมายขององค์กรสิ่งที่ผู้นำควรคำนึงถึงอยู่เสมอในการปฏิบัติงาน คือ

1.ความต้องการของงาน (Task Needs)

2.ความต้องการของบุคคล (Individual Needs)

3.ความต้องการของกลุ่ม (Grop Needs)

การแสดงบทบาทหลักของผู้นำยุคใหม่

1.การมองการณ์ไกล

2.การประสานสัมพันธ์

3.การตัดสินใจและควบคุม

4.การกระตุ้นและส่งเสริม

5.การสื่อสาร

6.แสวงหาข้อมูล