บทความจาก KBank
จาก SSM Wiki
กลยุทธ์การบริหารบัญชีเพื่อธุรกิจก้าวไกล ภายใต้วิกฤตเศรษฐกิจ
- บัญชีถือเป็นเครื่องมือที่สำคัญที่ถูกนำมาใช้เพื่อการอธิบายผลการดำเนินงานต่างๆ ในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งมีหลักฐานอ้างอิง สามารถทำการตรวจสอบได้ โดยเป็นข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือมากกว่าข้อมูลทางด้านอื่น ระบบบัญชีจึงเป็นแหล่งสะสมข้อมูลที่มีความหมายต่อการดำเนินธุรกิจ เช่น ข้อมูลรายรับ รายจ่าย ต้นทุนการผลิต จำนวนสินค้าที่จำหน่าย จำนวนสินค้าคงเหลือ เป็นต้น ซึ่งหากผู้ประกอบการเอสเอ็มอีสามารถบริหารจัดการระบบบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ระบบบัญชีจะเป็นเครื่องมือที่มีส่วนช่วยผู้ประกอบการในการวิเคราะห์ ตรวจสอบ และตัดสินใจทางธุรกิจได้มาก ทั้งนี้ แม้ว่าผู้ประกอบการเอสเอ็มอีขนาดเล็กที่มีธุรกรรมไม่ซับซ้อน และมีสินทรัพย์ไม่มากนัก อาจจัดทำบัญชีตามความสะดวกของผู้ประกอบการเอง เพียงเพื่อต้องการทราบรายละเอียดการดำเนินธุรกิจเบื้องต้น แต่ด้วยภาวะวิกฤตเศรษฐกิจในปัจจุบัน การทราบรายละเอียดการดำเนินธุรกิจเพียงเบื้องต้นอาจไม่เพียงพออีกต่อไป อันจะนำมาซึ่งความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจที่สูงขึ้น การจัดทำระบบบัญชีที่ได้มาตรฐานจะช่วยแสดงสถานะทางการเงิน สถานะการดำเนินธุรกิจอย่างเป็นระบบที่ชัดเจน สามารถตรวจสอบการดำเนินการต่างๆ ได้ง่าย ซึ่งจะเป็นเครื่องมือที่ช่วยผู้ประกอบการเอสเอ็มอีในการวิเคราะห์ และตัดสินใจทางธุรกิจได้ดีขึ้น และยังเป็นการสร้างระบบการตรวจสอบเพื่อรองรับการเติบโตของธุรกิจในอนาคตอีกด้วย
- ข้อมูลทางบัญชีมีความเกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจในทุกลำดับขั้น นับตั้งแต่การกำหนดวิสัยทัศน์ เช่น การใช้งบการเงินที่แสดงผลการดำเนินงานและฐานะการเงินของธุรกิจ ให้ผู้บริหารทราบถึงศักยภาพของบริษัทเพื่อกำหนดวิสัยทัศน์ของธุรกิจได้อย่างเหมาะสม นอกจากนั้น ระบบข้อมูลทางบัญชียังถูกนำมาใช้ประกอบการกำหนดวัตถุประสงค์ต่างๆ ขององค์กร รวมไปถึงการวิเคราะห์ต้นทุน และกำไร เพื่อทราบถึงจุดคุ้มทุน อัตราผลตอบแทนทางการเงินจากการลงทุนต่างๆ ตามแผนกลยุทธ์ขององค์กรธุรกิจที่ตั้งไว้ ขณะที่ในระหว่างนำแผนกลยุทธ์ไปปฏิบัติงานจริง ผู้บริหารสามารถใช้ข้อมูลทางบัญชีเพื่อการสั่งการ และจูงใจพนักงานในการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามแผนที่ตั้งไว้ และใช้ข้อมูลทางบัญชีเพื่อตรวจสอบว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่ มีปัญหาหรืออุปสรรคใดเกิดขึ้น เพื่อจะได้แก้ไขปรับปรุงแผนการปฏิบัติงาน หรือวางแผนใหม่สำหรับระยะเวลาต่อไปให้ดีขึ้นกว่าช่วงที่ผ่านมา
- ทั้งนี้ การบริหารบัญชีให้มีประสิทธิภาพอย่างเต็มที่ถือเป็นอีกหนึ่งกลยุทธ์สำคัญ ที่ผู้ประกอบการเอสเอ็มอีจะประยุกต์ใช้ในยามวิกฤตเศรษฐกิจ เพื่อเสริมสร้างประสิทธิภาพการดำเนินงานของธุรกิจให้แข็งแกร่ง ลดต้นทุน และจุดบกพร่องของการดำเนินธุรกิจที่อาจมีอยู่ ซึ่งกลยุทธ์การบริหารบัญชีที่สำคัญ ประกอบไปด้วย
- - ให้ความสำคัญกับระบบบัญชี ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ผู้ประกอบการเอสเอ็มอีควรตระหนักถึงความสำคัญของระบบบัญชีต่อองค์กร เนื่องจากผู้ประกอบการบางรายยังคงไม่ใส่ใจกับการจัดทำบัญชี ซึ่งผู้ประกอบการเอสเอ็มอีพึงตระหนักว่าการกระทำใดๆ ที่หลีกเลี่ยงการบันทึกรายการบัญชีด้วยวัตถุประสงค์ใดๆก็ตาม จะเป็นการเสี่ยงต่อความสูญเสียทั้งความพยายาม เวลา และทรัพย์สิน เนื่องจากจะทำให้ได้ข้อมูลที่ไม่ตรงกับความเป็นจริงเพื่อใช้ในการวิเคราะห์บริหารงาน และปรับปรุงธุรกิจ ผู้ประกอบการจึงควรให้ความสนใจกับการจัดทำระบบบัญชีในธุรกิจ เพื่อให้ระบบการทำงานภายในมีข้อมูลครบถ้วนถูกต้องในกิจกรรมต่างๆ ที่เกิดขึ้น และสามารถตรวจสอบย้อนหลังไปได้
- - ทั้งนี้ การที่ผู้ประกอบการเอสเอ็มอีจะหันมาจัดทำระบบบัญชีใหม่อย่างจริงจัง ควรมีความสอดคล้องกับธรรมชาติการดำเนินธุรกิจของตนเอง เนื่องจากสภาพแวดล้อมในการดำเนินธุรกิจของผู้ประกอบการแต่ละประเภท ในแต่ละสถานที่มีความแตกต่างกัน การนำระบบบัญชีของธุรกิจอื่นมาใช้โดยตรงอาจไม่สอดคล้องกับลักษณะการดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริง และการปรับปรุงแก้ไขเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินธุรกิจอาจทำได้ไม่เต็มที่
- - จัดทำงบประมาณธุรกิจอย่างเป็นระบบ เพื่อผู้ประกอบการเอสเอ็มอีสามารถจัดทำงบประมาณได้สอดคล้องกับสถานการณ์การดำเนินธุรกิจ การเข้าใจและจัดทำงบประมาณได้อย่างเป็นระบบสอดคล้องกัน ทั้งในส่วนของงบประมาณดำเนินงาน (งบประมาณขาย ผลิต วัตถุดิบ ค่าแรงงาน ค่าใช้จ่ายการผลิต และค่าใช้จ่ายการขายและบริการ) และการจัดทำงบประมาณการเงิน (งบประมาณเงินสด กำไรขาดทุน และงบดุล) จะช่วยให้ผู้ประกอบการเอสเอ็มอีสามารถวิเคราะห์ผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับส่วนต่างๆ ได้อย่างถูกต้อง อันจะสามารถปรับปรุงแก้ไขข้อบกพร่องต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- - เลือกวิธีการบัญชีที่เหมาะสมกับกลยุทธ์ของธุรกิจ เนื่องจากเทคนิควิธีการคำนวณและจัดทำบัญชีตามมาตรฐานบัญชีมีอยู่หลากหลายวิธี ซึ่งจะส่งผลต่องบประมาณดำเนินงาน และงบประมาณการเงินที่แตกต่างกัน ผู้ประกอบการจึงจำเป็นต้องเลือกวิธีการบัญชีที่สอดคล้องกับรูปแบบกลยุทธ์ธุรกิจ ยกตัวอย่างเช่น การเลือกวิธีการบัญชีที่เหมาะสมในการคำนวณต้นทุนหมุนเวียนสินค้า ซึ่งมีวิธีการคำนวณหลักอยู่ 3 วิธี โดยจะมีผลต่องบกำไรขาดทุนที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับว่าผู้ประกอบการต้องการดำเนินกลยุทธ์ทางธุรกิจอย่างไร ถ้าต้องการแสดงผลงานที่ดีมีกำไรเร็วก็ต้องเลือกใช้วิธีเข้าก่อนออกก่อน แต่หากต้องการในลักษณะตรงกันข้ามก็ต้องเลือกใช้วิธีเข้าหลังออกก่อน อย่างไรก็ดี ผู้ประกอบการอาจเลือกเดินสายกลางโดยเลือกใช้วิธีถัวเฉลี่ย ซึ่งราคาต้นทุนของสินค้าที่ขายจะถูกเฉลี่ยให้เท่ากันหมด กำไรขาดทุนจากการขายสินค้าดังกล่าวจะมีจำนวนเงินเท่ากันตลอดช่วงเวลาที่ราคาขายของสินค้าเหล่านี้ไม่เปลี่ยนแปลง
- - วิเคราะห์ต้นทุน ปริมาณจำหน่าย และกำไร เทคนิคการวิเคราะห์โดยอาศัยความสัมพันธ์ระหว่างต้นทุน ปริมาณจำหน่าย และกำไร(Cost Volume Profit Analysis : CVP Analysis) ถือเป็นเทคนิคที่ใช้ในการตอบคำถามสำหรับผู้ประกอบธุรกิจอยู่เสมอ โดยเมื่อปัจจัยตัวใดตัวหนึ่งเปลี่ยนแปลงไปจะทำให้ปัจจัยอื่นเปลี่ยนแปลงไปด้วย ซึ่งคำถามที่มักใช้เทคนิคดังกล่าวหาคำตอบได้แก่ ยอดขายเท่าไรที่ขายแล้วทำให้คุ้มทุน หรือทำให้ได้กำไรตามที่ต้องการ หรือคำถามหากมีการเปลี่ยนแปลงในราคาขาย ต้นทุนผันแปร ต้นทุนคงที่ หรือปริมาณขายจะส่งผลกระทบต่อกำไรอย่างไร เป็นต้น ซึ่งสูตรคำนวณที่ใช้ตอบคำถามเหล่านี้ ได้แก่ การวิเคราะห์คำนวณหาจุดคุ้มทุน การวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงต้นทุน ราคาขาย ปริมาณขาย และการวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงวิธีส่งเสริมการขาย ซึ่งผู้ประกอบการเอสเอ็มอีควรศึกษาและนำเทคนิคต่างๆ เหล่านี้มาใช้ประกอบการวางแผน การบริหาร และการประเมินผลการดำเนินธุรกิจ
- - ติดตามข้อมูลทางบัญชีและปรับใช้ในช่วงเวลาที่เหมาะสม การนำเสนอรายงานทางบัญชีบางชนิดหากช้าเกินกว่าที่ควรจะเป็นอาจจะก่อให้เกิดผลกระทบต่อการบริหารธุรกิจได้มาก ขณะที่การมีข้อมูลทางบัญชีที่มากเกินไปในช่วงเวลาหนึ่งๆ อาจก่อให้เกิดความสับสนในการตัดสินใจดำเนินธุรกิจ ดังนั้น ผู้ประกอบการเอสเอ็มอีจึงควรติดตามและจัดทำข้อมูลทางบัญชีแต่ละประเภทในเงื่อนเวลาที่เหมาะสมที่จะสามารถนำมาใช้ประโยชน์ต่อการดำเนินธุรกิจได้อย่างเต็มที่
- - นำระบบไอทีมาประยุกต์ใช้ เนื่องจากในปัจจุบันองค์กรธุรกิจต่างๆ มักจัดทำระบบบัญชีอยู่ในคอมพิวเตอร์ เพื่อความรวดเร็วในการวิเคราะห์ และความสะดวกในการเรียกใช้ข้อมูล รวมถึงการจัดเก็บข้อมูล ด้วยเหตุนี้ ผู้ประกอบการเอสเอ็มอีจึงควรนำระบบการทำบัญชีผ่านทางคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้กับการบริหารธุรกิจ โดยการนำฐานข้อมูลมาประมวลผลด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เพื่อให้ได้ข้อมูลประกอบการบริหาร การตัดสินใจต่างๆ และการประเมินผลเฉพาะด้านให้ทันต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว
- โดยสรุป การบริหารบัญชีถือเป็นอีกหนึ่งกลยุทธ์ที่ผู้ประกอบการเอสเอ็มอีไทยไม่ควรมองข้าม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาวะวิกฤตเศรษฐกิจ ซึ่งหากผู้ประกอบการเอสเอ็มอีสามารถบริหารระบบบัญชีภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยนำข้อมูลทางบัญชีมาประยุกต์ใช้ประกอบการวางแผน การตัดสินใจ การควบคุม การประเมินผล และการปรับปรุงแก้ไขงาน จะช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถวางแผน ดำเนินการธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น อันจะช่วยให้ธุรกิจสามารถก้าวไกลในภาวะวิกฤตเศรษฐกิจได้อย่างแน่นอน
